Prozess- und Wirtschaftlichkeitscheck am Beispiel Rechnungseingang
Ein Rechnungseingang soll weniger manuelle Arbeit verursachen. Zwei Lösungswege werden fachlich und wirtschaftlich verglichen – mit derselben menschlichen Freigabe.
Synthetisches Muster. Mengen, Zeiten und Kosten sind frei gewählte Annahmen. Kein Kundenfall, keine nachgewiesene KI-Leistung, kein Ergebnisversprechen und kein Honorarangebot.
Das Muster in Kürze.
Prüffrage
Lohnen sich feste Regeln oder KI für einen Rechnungseingang, wenn menschliche Kontrolle und sämtliche angesetzten Einführungskosten mitgerechnet werden?
Modellergebnis
Bei 1.200 Belegen monatlich und 50 % wirtschaftlich nutzbarer Nettozeit beträgt der bewertete Zwölfmonatseffekt 1.140 € für feste Regeln und -1.980 € für KI. Kein zugesagter Geldzufluss.
Empfehlung im Muster
Zunächst einen begrenzten Regelpiloten prüfen, keinen Rollout freigeben. Schon 30 Sekunden zusätzliche Kontrolle je Beleg machen auch diese Variante im Ausgangsszenario negativ.
Vor einer Umsetzung
Mengen, Bearbeitungszeit, tatsächliche Nutzung freier Kapazität und Kosten belegen. Fachliche und technische Freigaben bleiben erforderlich; ein Pilot ist ein gesonderter Auftrag.
Welche Verbesserung rechtfertigt den nächsten Schritt?
Im Muster bindet die Vorbereitung eingehender Rechnungen wiederkehrend Arbeitszeit. Geprüft wird, ob sich dieser Aufwand bei nachvollziehbarer Quellenprüfung und Freigabe wirtschaftlich verringern lässt.
Geschäftsziel und Priorität
Bearbeitungsaufwand einschließlich Kontrolle und Nacharbeit senken. Die angenommenen 1.200 Belege und sechs Minuten je Beleg machen den Prozess im Beispiel untersuchenswert. In einem realen Auftrag muss die Geschäftsführung seinen Vorrang gegenüber anderen Engpässen begründen.
Zu treffende Entscheidung
Den Ablauf organisatorisch vereinfachen, einen begrenzten Regelpiloten beauftragen, eine KI-Variante weiter prüfen oder das Vorhaben zurückstellen. Gegenstand ist der Weg vom Rechnungseingang zur geprüften Übergabe.
Entscheidungsverantwortung
Der Auftraggeber bestätigt Ziel, Budget und vorgesehene Nutzung freier Kapazität. Die Empfehlung stützt sich auf den folgenden Kostenvergleich und die Pilotkriterien; Annahmen werden vor einer Einführung durch geeignete Nachweise ersetzt.
02 · Prozesskarte
Vom Original zur geprüften Übergabe.
Die Fragestellung: Wie lassen sich Rechnungen schneller vorbereiten, während Quellenprüfung, Zuordnung und Freigabe nachvollziehbar bleiben? Das Muster endet mit der Übergabe. Buchung, steuerliche Beurteilung und Zahlungsausführung gehören nicht dazu.
Eingang
Original eindeutig kennzeichnen und mögliche Dubletten markieren.
Vorschlag
Belegnummer, Datum, Beträge und Zuordnung mit Fundstelle vorschlagen.
Prüfung
Fehlende oder widersprüchliche Angaben sperren die Weitergabe.
Freigabe
Eine benannte Person vergleicht Vorschlag und Original und gibt ausdrücklich frei.
Übergabe
Geprüfte Fassung übergeben; Quelle, Freigabe und Änderungen nachvollziehbar halten.
03 · Fachliche Architektur
Zwei Wege. Dieselben Kontrollen.
A · Feste Regeln
Bekannte Dokumentlayouts und feste Erkennungsregeln liefern die Vorschläge. Unbekannte Formate gehen in die manuelle Bearbeitung.
Zu prüfen: Decken wenige wiederkehrende Formate einen großen Teil des Eingangs ab? Wie viel Pflege benötigen neue Formate?
B · KI mit Freigabe
Ein KI-Modell schlägt Angaben mit Quellenbezug vor. Plausibel klingende Ausgaben bleiben ungeprüfte Vorschläge; unklare Angaben gehen in den Ausnahmeweg.
Zu prüfen: Reduziert die Erkennung wechselnder Formate tatsächlich Nacharbeit, wenn Quellenprüfung und Fehlersuche mitgerechnet werden?
OriginalEindeutiger Beleg und festgelegter Zugriff
VorschlagRegeln oder KI, jeweils mit Fundstelle
PrüfregelnPflichtfelder, Summen, Dubletten
MenschQuellenabgleich und ausdrückliche Freigabe
ÜbergabeFassung und Freigabe protokolliert
Technische Fachleute bestimmen und prüfen die konkrete Speicherung, Identitäten, Berechtigungen, Schnittstellen und Sicherheitsmaßnahmen. Das fachliche Bild ist keine technische Sicherheitsfreigabe.
04 · Wirtschaftlichkeit
Freie Zeit ist noch keine Geldersparnis.
Die Modellbasis: 1.200 Rechnungen pro Monat, bisher sechs Minuten aktive Arbeit je Beleg, zwölf Monate und ein kalkulatorischer Zeitwert von 45 Euro pro Stunde. Quellenprüfung, Freigabe und durchschnittliche Nacharbeit sind in den künftigen Bearbeitungszeiten bereits enthalten.
Offene Annahmen – keine gemessenen Projektwerte
Modellgröße
A · Feste Regeln
B · KI mit Freigabe
Aktive Minuten je Beleg, einschließlich Kontrolle
4
2,5
Zusätzliche Pflege pro Monat
2 Stunden
4 Stunden
Netto freie Kapazität pro Monat
38 Stunden
66 Stunden
Laufende externe Kosten pro Monat
260 €
650 €
Einmaliges Gesamteinführungsbudget
6.000 €
12.000 €
Die Einführungsbudgets stehen beispielhaft für Planung, technische Umsetzung, Tests und Einweisung. Sie sind keine Preise für meinen Check. Laufende externe Kosten umfassen beispielhaft Lizenzen, Modellnutzung und technische Dienste.
Bewerteter Effekt über zwölf Monate, nach Einführung und laufenden Kosten
Wirtschaftlich nutzbare Nettozeit
A · Feste Regeln
B · KI mit Freigabe
0 %
-9.120 €
-19.800 €
50 % · Ausgangsszenario
1.140 €
-1.980 €
100 %
11.400 €
15.840 €
Kapazitätswert ist kein Liquiditätszufluss. Ein unverändertes Gehalt sinkt nicht automatisch. Wirtschaftliche Nutzung muss beispielsweise durch tatsächlich vermiedenen Aufwand oder nutzbare zusätzliche Leistung konkret belegt werden.
Andere Mengen, übrige Annahmen unverändert, 50 % Nutzung
Belege/Monat
A · Feste Regeln
B · KI mit Freigabe
600
-4.260 €
-11.430 €
1.200
1.140 €
-1.980 €
1.800
6.540 €
7.470 €
30 Sekunden zusätzliche Kontrolle pro Beleg beanspruchen weitere zehn Stunden monatlich. Bei 50 % Nutzung sinkt der Jahreseffekt um 2.700 Euro: auf -1.560 € bei A bzw. -4.680 € bei B.
Modellgrenzen: Steuern, Finanzierung, Abzinsung, Anlaufverluste, Saisonalität und zusätzliche Qualitätsnutzen sind nicht bewertet. Bei Relevanz müssen sie ergänzt werden. Auch eine organisatorische Verbesserung ohne Einführung einer der Varianten bleibt eine mögliche Lösung.
05 · Voraussetzungen
Was trägt die Entscheidung, was fehlt noch?
Beispielstatus dieser synthetischen Arbeitsprobe. „Belegt im Muster“ bezeichnet hier dokumentierte Regeln und Rechenwege. Eine Prüfung in einem realen Unternehmen oder eine technische Freigabe ist damit nicht verbunden. Offene Punkte benötigen Nachweise; blockierende Punkte verhindern den jeweils genannten Schritt.
Prozess und Kontrolle
Belegt im Muster: Prozessgrenze, Quellenprüfung, Ausnahmeweg und menschliche Freigabe sind beschrieben. Verantwortlich im realen Auftrag: Der Prozessverantwortliche gleicht diese Regeln mit dem tatsächlichen Ablauf ab.
Daten und Fallverteilung
Offen: Menge, Formate, Bearbeitungszeiten und Ausnahmeanteile sind Modellannahmen. Benötigt werden eine rechtmäßig bereitgestellte, geeignete Stichprobe und nachvollziehbare Ausgangsmessungen. Verantwortlich: Prozessverantwortlicher mit den bearbeitenden Personen.
Menschen und Zuständigkeiten
Offen: Benannte Anwender, Vertretung, Zeit für Einweisung und ein Ansprechpartner für Rückfragen fehlen im Muster. Verantwortlich: Der Auftraggeber benennt sie vor dem Pilot und bestätigt die geänderten Arbeitsregeln.
Systeme und Zugriffsschutz
Blockierend für einen Pilot mit realen Daten: Nachweise zu berechtigtem Zugriff, Speicherung und sicherer Übergabe liegen nicht vor. Verantwortlich: Technische Fachleute klären die Systemvoraussetzungen; erforderliche Datenschutz- und Rechtsprüfungen werden gesondert zugeordnet. Bis zur Freigabe bleibt der Test auf synthetische Daten beschränkt.
Nutzung freier Kapazität
Offen: Der kalkulatorische Stundenwert und die wirtschaftliche Nutzung von 50 % sind unbestätigt. Benötigt wird eine konkrete Verwendung, etwa tatsächlich vermeidbarer Zusatzaufwand oder zusätzliche Leistung mit belegbarer Wirkung. Verantwortlich: Auftraggeber und Prozessverantwortlicher.
Wirtschaftliche Einführung
Blockierend für Variante B im Ausgangsszenario: Der berechnete Zwölfmonatseffekt beträgt -1.980 €. Verantwortlich: Der Auftraggeber entscheidet auf aktualisierter Grundlage. Auch der positive Modellwert von A ersetzt die noch offenen Messungen und Freigaben nicht.
06 · Pilotauftrag
Vor dem Start steht fest, was geprüft wird.
Die Durchführung des Piloten ist ein möglicher gesonderter Schritt nach dem Check. Sie gehört nicht zum Zeitrahmen von fünf bis sieben Arbeitstagen für den Check.
Testumfang im Muster
Ein Rechnungseingang, ein benannter Prozessverantwortlicher und 200 synthetische Belege: 140 Standardfälle und 60 gezielt zusammengestellte Ausnahmen. Davon bleiben 100 Belege bis zur Abnahme ungenutzt. Beide Varianten werden innerhalb von zehn Arbeitstagen unter denselben Bedingungen geprüft; Einrichtung und Messung werden getrennt erfasst.
Ausgangszeit: sechs Minuten je Beleg. Ziel einschließlich Quellenprüfung, Korrektur und Freigabe: höchstens vier Minuten bei A bzw. 2,5 Minuten bei B. Standardfälle und Ausnahmen werden getrennt berichtet und mit der tatsächlich beobachteten Eingangsverteilung gewichtet – nicht mit der künstlichen Testverteilung.
Abnahme und Abbruch
Bearbeitungszeit einschließlich Korrektur und Ausnahmen messen.
Fehlende oder widersprüchliche Angaben sperren die Übergabe.
Jede Übergabe benötigt Quellenbezug und menschliche Freigabe.
Nicht freigegebene Übergaben oder unzureichender Zugriffsschutz stoppen den Pilot bis zur Klärung.
Manueller Ersatzablauf und Rückweg bleiben verfügbar.
Auftraggeber
Ziel, Datenbereitstellung, wirtschaftliche Nutzung, Budget und Produktivfreigabe.
Alexander Körbel
Prozessanalyse, fachliche Anforderungsbeschreibung, Lösungsvergleich, Wirtschaftlichkeit und Vorbereitung eines möglichen Pilotauftrags.
Quellenabgleich, Ausnahmebehandlung und ausdrückliche Freigabe.
Weitere Fachprüfungen
Erforderliche Datenschutz-, Rechts- und Steuerfragen bleiben bei den jeweils qualifizierten Stellen.
Vor einem Produktivstart werden Rechnung, Kosten und Nutzung freier Zeit mit gemessenen Werten neu bewertet. Ein kleiner erfolgreicher Testsatz belegt keine allgemeine Fehlerfreiheit.
07 · Nutzung im Betrieb
Wie wird aus dem Pilot ein verlässlicher Arbeitsablauf?
Der folgende Plan beschreibt vorgesehene Schritte im Muster. Es liegen keine durchgeführte Einweisung, Anwenderbefragung oder Betriebsmessung vor. Die Übernahme in einen begrenzten Betrieb setzt einen ausgewerteten Pilot und die dokumentierte fachliche, wirtschaftliche und technische Freigabe voraus.
1. Einweisung vorbereiten
Der Prozessverantwortliche plant für Anwender und Vertretung Übungen zu Standardfällen, fehlenden Angaben, Dubletten und Rückfragen. Vor einer selbstständigen Bearbeitung wird anhand von Übungsfällen geprüft, ob Quellenabgleich, Sperre und Freigabe verstanden wurden.
2. Arbeitsregeln bestätigen
Jeder Vorschlag wird mit dem Original verglichen. Unklare Fälle bleiben gesperrt und gehen an den benannten Ansprechpartner. Änderungen und Freigaben werden nachvollziehbar dokumentiert. Bei Störungen gilt der festgelegte manuelle Ersatzablauf.
3. Begrenzten Betrieb freigeben
Der Auftraggeber legt nach der Pilotentscheidung den zugelassenen Fallumfang, die berechtigten Personen und die Rückfallbedingungen schriftlich fest. Erweiterungen des Umfangs benötigen eine erneute Entscheidung. Technische Fachleute bestätigen die hierfür erforderlichen Betriebsbedingungen.
4. Rückmeldungen bearbeiten
Für die ersten fünf Betriebstage ist ein kurzer täglicher Austausch vorgesehen, anschließend eine wöchentliche Prüfung. Anwender melden unnötige Schritte, unklare Vorschläge und Ausnahmefälle. Der Prozessverantwortliche dokumentiert Problem, zuständige Person und Korrektur; kritische Kontrollmängel unterbrechen den betroffenen Ablauf.
5. Wirkung überprüfen
Nach vier vergleichbaren Betriebswochen ist eine gemeinsame Ergebnisprüfung vorgesehen. Der Prozessverantwortliche führt Messungen und Rückmeldungen zusammen; der Auftraggeber entscheidet über Fortführung, Anpassung, Rückkehr zum bisherigen Ablauf oder eine gesondert geprüfte Erweiterung.
Messplan für die Ergebnisprüfung
Bearbeitungsaufwand: Aktive Minuten je Beleg einschließlich Prüfung, Korrektur und Ausnahmen aus Zeitaufzeichnungen; Vergleich mit einer vorab gemessenen Ausgangslage bei vergleichbarem Fallmix. Sechs Minuten sowie die Ziele von vier bzw. 2,5 Minuten bleiben bis zur Messung Musterannahmen.
Qualität und tatsächliche Nutzung: Fehler, Rückfragen, manuelle Rückfälle und Anteil der über den neuen Ablauf bearbeiteten zulässigen Fälle aus dem Bearbeitungsprotokoll. Der Prozessverantwortliche prüft die Gründe gemeinsam mit den Anwendern.
Gesamtaufwand: Einweisung, zusätzliche Abstimmung, vorübergehende Doppelarbeit, Pflege und externe Kosten erfassen und die Rechnung aktualisieren. Zeiten werden genau einmal zugeordnet.
Wirtschaftliche Wirkung: Freie Kapazität, ihre belegte Verwendung und tatsächliche Kostenveränderungen getrennt ausweisen. Auftraggeber und Prozessverantwortlicher belegen die Nutzung anhand konkreter Tätigkeiten und Kostenunterlagen.
Vier Wochen können eine erste Einschätzung ermöglichen; bei zu wenigen Fällen oder saisonalen Unterschieden wird der Messzeitraum verlängert. Die Prüfschwellen aus dem Pilotauftrag gelten weiter. Eine Ausweitung benötigt belastbare Ergebnisse und eine erneute Freigabe.
Leistungsumfang: Der Check erarbeitet die Analyse und Entscheidungsvorlage mit einem Plan für Pilot und betriebliche Nutzung. Technische Durchführung, Einweisungen und spätere Begleitung werden gesondert vereinbart.
Methodischer Bezug
Die Ergänzungen sind eine eigene Übertragung von Gedanken aus Rewired auf einen abgegrenzten Geschäftsprozess: wirtschaftliche Priorität, Fähigkeiten, Verantwortung und tatsächliche Nutzung. Als Literaturgrundlage dienen die Erläuterungen der Autoren zur zweiten Auflage und der Beitrag zur Einführung von KI im Arbeitsalltag. Die Arbeitsprobe ist keine von McKinsey geprüfte oder zertifizierte Methode.
Alexander Körbel · Frankfurt & Rhein-Main
Prozess- und Wirtschaftlichkeitscheck für Automatisierung und KI
Ein begrenzter Einstieg für inhabergeführte Unternehmen: klären, ob und wie ein wiederkehrender administrativer Geschäftsprozess sinnvoll verbessert oder unterstützt werden kann.
Umfang
Ein wiederkehrender administrativer Geschäftsprozess, bis zu zehn Unterlagen mit insgesamt 40 Seiten und zwei realistische Lösungswege.
Ihr Ergebnis
Prozesskarte und Ausgangsmessung, Lösungsvergleich, Wirtschaftlichkeitsrechnung sowie eine schriftliche Empfehlung mit Voraussetzungen, Prüf- und Freigabekriterien.
Zeitrahmen
Vorgesehener Rahmen: fünf bis sieben Arbeitstage ab vollständiger Datenbasis. Der konkrete Termin wird im Angebot vereinbart.
Unterlagen und Mitwirkung
Ein Ansprechpartner, anonymisierte Prozessbeispiele, vorhandene Ablaufbeschreibung sowie Angaben zu Fallzahl, Bearbeitungszeit, Fehlern und eingesetzten Systemen. 60 Minuten Auftakt und 45 Minuten Ergebnisgespräch.
Aufbaupreis und Aufwand
1.290 € netto je Check-Mandat für die ersten drei beauftragten Mandate in diesem Umfang. Zuzüglich Umsatzsteuer, soweit sie gesetzlich geschuldet ist. Als Planungsrahmen sind 12 bis 16 Beratungsstunden vorgesehen.
Leistungsgrenzen
Keine produktive Implementierung, Softwareentwicklung, technische Sicherheitsabnahme, Rechts- oder Datenschutzberatung. Weiterführender Pilot, Integration, Lizenzen und Betrieb benötigen gesonderte Aufträge. Zusätzlicher Aufwand beginnt erst nach Ihrer Zustimmung.
Die Pilotphase dieses Beratungsangebots ist auf insgesamt drei beauftragte Check-Mandate begrenzt. Gezählt wird die ausdrückliche Annahme des schriftlichen Angebots; die Verfügbarkeit wird im Erstgespräch bestätigt.
Die veröffentlichten Nachweise sind eigene synthetische Arbeitsproben und keine Kundenreferenzen. Reale Projektergebnisse werden nur nach gesonderter Zustimmung des Auftraggebers veröffentlicht. Für den Erstkontakt genügen Prozess, Ziel, Termin und vorhandene Daten; bitte zunächst keine vertraulichen Originalunterlagen senden.
Verantwortung: Prozessanalyse, wirtschaftlicher Lösungsvergleich und Vorbereitung der Pilotentscheidung durch Alexander Körbel. Produktive Integration, Softwareentwicklung, technische Sicherheitsprüfung und Betrieb benötigen gesonderte Aufträge an qualifizierte Spezialisten. Die Entscheidung verbleibt beim Auftraggeber.
Unterlagen: Im Erstkontakt keine vertraulichen Originale senden. Benötigte Daten, berechtigte Personen und ein geeigneter Übertragungsweg werden vor einer späteren Übergabe abgestimmt.
Nächster Schritt: Kostenfreies Erstgespräch, danach bei Passung ein schriftliches Angebot zum Aufbaupreis. Kosten entstehen erst nach ausdrücklicher Annahme. Ausschließlich B2B.
alexander.koerbel@alexander-koerbel.de alexander-koerbel.de/digitalisierung-ki · Stand: 3. Oktober 2026 Unverbindliche Leistungsübersicht; Verfügbarkeit und steuerliche Behandlung werden im schriftlichen Angebot bestätigt.
