Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Bereitstellung der Website

Zur technischen Bereitstellung wird OpenAI Sites eingesetzt; die Auslieferung erfolgt auf Cloudflare-Worker-Infrastruktur. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser- und Betriebssystemangaben sowie sicherheitsbezogene Anfragedaten gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und fehlerfreien Auslieferung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung dieses Internetangebots. Empfänger können die eingesetzten Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister sowie deren technische Unterauftragnehmer sein.

Protokolldaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Sicherheitsgründe eine längere Speicherung erfordern.

3. Cookies, Reichweitenmessung und externe Inhalte

Diese Website setzt keine externen Analyse- oder Marketingdienste, Werbepixel, externen Schriftarten oder eingebetteten Drittanbieter-Inhalte ein. Bilder und Schriftarten werden vom eigenen Website-Ursprung ausgeliefert. Das Kontaktformular verwendet kein Tracking, kein externes CAPTCHA und keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Für die gesondert aufgerufene Anmeldung im Mandantenbereich gelten ergänzend die Hinweise in Abschnitt 9.

Zur Bewertung der Reichweite werden serverseitig ausschließlich Tageszähler je öffentlichem Seitenpfad geführt. Gespeichert werden Kalendertag, Seitenpfad, Anzahl und Beginn der Zählung. IP-Adressen, Referrer, Suchparameter, Geräte- oder Besucherkennungen werden nicht in diese Auswertung übernommen. Browserangaben werden nur kurzfristig zur Erkennung bekannter automatisierter Abrufe berücksichtigt und nicht im Zähler gespeichert. Es erfolgt keine Verknüpfung einzelner Websitebesuche mit Kontaktanfragen und kein Zugriff auf zusätzlichen Speicher im Endgerät. Soweit bei der unmittelbaren Verarbeitung personenbezogene Verbindungsdaten betroffen sind, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der datensparsamen Bewertung und Verbesserung des geschäftlichen Angebots.

Die Sicherheitsinfrastruktur kann das technisch erforderliche Cloudflare-Cookie__cf_bm vorübergehend einsetzen, um automatisierte Zugriffe zu erkennen und die Website zu schützen. Es wird vom Betreiber dieser Website nicht zu Analyse- oder Marketingzwecken ausgewertet. Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff ist für die sichere Bereitstellung des ausdrücklich aufgerufenen digitalen Dienstes unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich.

4. Kontaktformular und Kontakt per E-Mail

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, werden Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht als Pflichtangaben verarbeitet. Ihren Namen und Ihr Unternehmen können Sie freiwillig angeben. Ebenfalls freiwillig ist die Auswahl, wie Sie auf Alexander Körbel aufmerksam geworden sind. Zusätzlich werden Eingangszeitpunkt, eine zufällige Vorgangsreferenz und ein kontrollierter Seitenkontext wie Startseite, Leistungsseite oder Fachbeitrag gespeichert. Es werden dabei keine vollständigen Referrer-Adressen, Werbeparameter oder Besucher-IDs übernommen. Dateiuploads sind nicht möglich.

Die Bereitstellung von E-Mail-Adresse und Nachricht ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch bereits vertraglich geschuldet, für die Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage jedoch erforderlich. Ohne diese Angaben kann das Formular nicht versandt beziehungsweise die Anfrage nicht beantwortet werden. Name, Unternehmen und Herkunftsauswahl sind freiwillig.

Die Angaben werden zur persönlichen Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie gegebenenfalls zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung verwendet. Bezieht sich die Anfrage auf einen möglichen Vertrag mit Ihnen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen oder wenn Sie für ein Unternehmen handeln, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einer effizienten und nachvollziehbaren Geschäftskommunikation.

Im geschützten Arbeitsbereich kann der Verantwortliche die fachliche Passung einer Anfrage manuell als noch ungeprüft, qualifiziert oder nicht passend einordnen und den Bearbeitungsstand von neu über Gespräch und Angebot bis abgeschlossen dokumentieren. Bei nicht passenden Anfragen kann ein standardisierter Ablehnungsgrund ausgewählt werden. Diese interne Einordnung dient ausschließlich der Bearbeitung, Kapazitätssteuerung und Messung qualifizierter geschäftlicher Anfragen; sie bewirkt keine automatisierte Entscheidung und wird nicht für Werbung oder zur Bildung von Besucherprofilen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.

Zu einer Anfrage können außerdem Beauftragungsdatum, Belegreferenz, vereinbartes Nettohonorar, Rechnungs- und Zahlungsbeträge, direkt zurechenbare Kosten, Arbeitszeiten und eine interne Ergebnisnotiz dokumentiert werden. Diese Angaben dienen der Auftragsbearbeitung und Wirtschaftlichkeitskontrolle auf derselben Rechtsgrundlage. Die Bewertung und die Erfassung erfolgen manuell. Ein Ergebnisbericht wird nicht automatisch veröffentlicht; eine gesonderte Veröffentlichungsfreigabe kann mit ihrer Referenz intern vermerkt werden.

Zum Schutz vor automatisierten oder missbräuchlichen Anfragen wird die IP-Adresse beim Absenden kurzfristig verarbeitet. Aus ihr wird mit einem geheimen Schlüssel ein pseudonymer HMAC-Wert gebildet. Die unveränderte IP-Adresse wird nicht in der Kontaktdatenbank gespeichert. HMAC-Wert, Zähler und Zeitangaben dienen ausschließlich der Zugriffsbeschränkung. Ihre Ablauffrist beträgt zwei Stunden; abgelaufene Einträge werden automatisiert in technischen Wartungsläufen bereinigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in Sicherheit und Verfügbarkeit des Formulars.

Die Formularkopie wird zur automatischen Löschung vorgemerkt, sobald der frühere der folgenden Zeitpunkte erreicht ist: 180 Tage nach Eingang oder 90 Tage nach Kennzeichnung der abschließenden Bearbeitung. Die technische Bereinigung erfolgt automatisiert in Wartungsläufen; eine frühere manuelle Löschung ist jederzeit möglich. Entsteht ein Vertragsverhältnis oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, werden nur die hierfür erforderlichen Angaben außerhalb der Formulardatenbank in den entsprechenden Geschäftsunterlagen weiterverarbeitet. Herkunft, Seitenkontext, manuelle Passungsbewertung sowie die zugeordneten Angaben zu Auftrag, Zahlung, Aufwand und Ergebnis sind technisch mit der Vorgangsreferenz verbunden und werden bei Löschung der Formularkopie ebenfalls gelöscht.

Damit neue Eingänge im Regelfall zeitnah bemerkt werden, wird über die Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, eine transaktionale Benachrichtigung an den Verantwortlichen versandt. Diese Nachricht enthält ausschließlich die zufällige Vorgangsreferenz, den Eingangszeitpunkt und einen Link zum geschützten Arbeitsbereich. Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Nachricht der anfragenden Person werden nicht an Brevo übermittelt. Die Benachrichtigung dient der zeitnahen Bearbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO. Brevo erhält dabei die dienstliche Empfängeradresse und technisch erforderliche Versanddaten. Ein personenbezogenes Öffnungstracking wird für den Empfänger deaktiviert. Die kontoseitige Aufbewahrungsdauer für Transaktionsprotokolle ist auf einen Monat begrenzt; Nachrichtenvorschauen werden nicht gespeichert. Weitere Informationen enthält die Datenschutzrichtlinie von Brevo.

Bei einer unmittelbaren Kontaktaufnahme per E-Mail werden Absenderadresse, Nachrichteninhalt und technische Metadaten beim eingesetzten E-Mail-Dienst verarbeitet. Für Zweck und Rechtsgrundlagen gelten die vorstehenden Ausführungen entsprechend. E-Mail- Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Dokumentationsinteressen entgegenstehen.

5. Technische Empfänger und Übermittlungen außerhalb des EWR

Technische Empfänger der Website- und Formulardaten sind das den Sites-Dienst bereitstellende OpenAI-Unternehmen und dessen jeweils für ChatGPT Sites eingesetzte Unterauftragsverarbeiter. Hierzu können insbesondere Unternehmen der Cloudflare-Gruppe gehören, die für Hosting, Sicherheitsinfrastruktur und die D1-Formulardatenbank eingesetzt werden. Für die datensparsame Eingangsbenachrichtigung und bei unmittelbarem E-Mail-Kontakt ist außerdem Brevo beziehungsweise der jeweils eingesetzte E-Mail-Dienstleister technischer Empfänger. Eine Weitergabe an weitere Stellen erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung ausdrücklich abgestimmt oder gesetzlich erforderlich ist.

Soweit OpenAI, eingesetzte Unterauftragsverarbeiter oder Cloudflare-Unternehmen im Rahmen der technischen Bereitstellung oder des Supports außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums Zugriff erhalten, werden Übermittlungen – soweit erforderlich – auf Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln, gestützt. Cloudflare stützt Übermittlungen an sein US-Unternehmen zusätzlich auf dessen Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework und den Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795. Informationen zu den maßgeblichen Garantien können über die oben genannte E-Mail-Adresse angefordert werden.

6. Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Die betreffenden Daten werden anschließend nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse.

7. Weitere Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zur Ausübung der Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse.

8. Automatisierte Entscheidungen

Es werden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen getroffen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen für Sie haben.

9. Geschützter Mandantenbereich

Der Mandantenbereich umfasst persönlich freigeschaltete Mandate sowie gesondert gekennzeichnete Testbereiche. In Mandatsbereichen dürfen die für die vereinbarte Zusammenarbeit erforderlichen Unterlagen, Nachrichten und Notizen bereitgestellt werden. Dazu gehören auch gemeinsame Termine, Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen und Ideen auf der Brainstorming-Tafel. Gespeicherte Änderungen dieser Planung werden im Nachrichtenverlauf des jeweiligen Mandats dokumentiert und bei eingerichteter Hintergrundauswertung mit einbezogen. Testbereiche dürfen ausschließlich erfundene Testinhalte enthalten. Identifizierbare Patientendaten, Behandlungsakten, Passwörter, Einmalcodes und andere Zugangsschlüssel gehören nicht in diesen Bereich. Für die Teilnahme werden die freigeschaltete E-Mail-Adresse, der angezeigte Name, technische Kontokennungen und die Zuordnung zum jeweiligen Bereich verarbeitet. Hinzu kommen Anmelde- und Zugriffsereignisse sowie die von Ihnen gesendeten Inhalte, Dateinamen, Zeitpunkte und Versionsangaben. Die Teilnahme ist freiwillig. Ohne die erforderlichen Anmeldedaten kann der geschützte Zugang nicht bereitgestellt werden.

Die Verarbeitung dient der mandatsbezogenen Zusammenarbeit, dem Austausch von Unterlagen und der nachvollziehbaren Vorbereitung und Dokumentation der Bearbeitung. Soweit sie für einen Vertrag mit Ihnen oder für von Ihnen angefragte vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung geschäftlicher Ansprechpartnerdaten sowie die Zugriffssicherung und technische Erprobung erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen in einer zuverlässigen Geschäftskommunikation und einem sicheren Mandantenbereich.

Die Anmeldung erfolgt über Microsoft Entra in einem separaten Fenster. Ein neues privates Microsoft-Konto ist nicht erforderlich; abhängig von der freigeschalteten Adresse wird ein E-Mail-Code oder ein bereits vorhandenes Konto genutzt. Microsoft verarbeitet dabei auch technisch erforderliche Verbindungs- und Sicherheitsdaten und kann für die Anmeldung erforderliche Cookies einsetzen. Der Mandantenbereich hält seine Zugangstoken im Arbeitsspeicher des Browsers. Nach dem Neuladen ist eine erneute Anmeldung erforderlich; eine separate Microsoft-Anmeldesitzung kann weiterhin bestehen.

Dateien und Nachrichten werden vom Browser an Microsoft 365 übertragen und in getrennten SharePoint-Bereichen gespeichert. Zugriff erhalten nur die für den jeweiligen Bereich berechtigten Personen und der Verantwortliche. Alexander Körbel kann ausgewählte Nachrichten, ihre Metadaten und zugeordnete Kontextunterlagen unterstützend mit ChatGPT auswerten. Bei eingerichteter Hintergrundauswertung liest ein wiederkehrender ChatGPT-Auftrag diese Daten über die verbundene Microsoft-Ablage. Dazu gehören auch Mandatszuordnung, Arbeitsanweisungen, Mandatsziel und der zugeordnete Gesprächskontext. Die ausgewählten Daten werden zur Auswertung an OpenAI übermittelt. Der Nachrichtenbereich zeigt vor dem Absenden an, ob ein wiederkehrender Auftrag eingerichtet ist oder die automatische Hintergrundauswertung ausgeschaltet ist.

Die KI-Auswertung erstellt Zusammenfassungen, Aufgaben, Rückfragen und Hinweise auf Widersprüche. Originalkopien, Quellen- und Versionsangaben sowie Auswertungen werden in einer internen OneDrive-Arbeitsakte des zugehörigen Mandats oder Testbereichs gesichert. Sie dienen als Arbeitsgrundlage für die weitere Bearbeitung. Bestehende Chats müssen diese Arbeitsakte ausdrücklich einlesen. Die Auswertung versendet keine automatischen Antworten an Mandanten und trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbarer Wirkung.

Technische Empfänger sind die Microsoft-Unternehmen für Entra, SharePoint und OneDrive sowie das den verwendeten ChatGPT-Dienst bereitstellende OpenAI-Unternehmen und deren eingesetzte Unterauftragnehmer. Eine ausschließlich deutsche Verarbeitung sämtlicher Daten wird nicht zugesichert. Weitere Angaben zu Verarbeitung und internationalen Übermittlungen enthalten die Datenschutzhinweise von Microsoft und die europäische Datenschutzerklärung von OpenAI. Die beim Verantwortlichen vorhandenen Informationen zu den konkret eingesetzten Diensten können über die oben angegebene E-Mail-Adresse angefordert werden.

Mandatsunterlagen und interne Arbeitskopien werden gespeichert, solange sie für die Mandatsbearbeitung, deren nachvollziehbare Dokumentation oder bestehende Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Testinhalte und ihre Auswertungskopien werden nur so lange benötigt, wie sie der Erprobung, Fehlerbehebung und Dokumentation der Prüfergebnisse dienen. Der Verantwortliche prüft anschließend ihre Löschung. Eine automatische Löschfrist ist für den Mandantenbereich derzeit nicht eingerichtet. Dabei sind auch frühere Versionen, Papierkörbe und Kopien in der internen Arbeitsakte zu berücksichtigen. Die Fristen des Kontaktformulars gelten hierfür nicht. Die Rechte aus den Abschnitten 6 und 7 gelten auch für die Verarbeitung im Mandantenbereich.